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Cómo juntar WhatsApp, correo y llamadas en un solo sitio

Vertiq · actualizada el 1 de noviembre de 2026

En muchas empresas el WhatsApp lo lleva el móvil de una persona, el correo de contacto lo mira otra y el teléfono lo coge quien esté. Cada conversación vive en un sitio distinto. Esta guía explica cómo juntarlo todo en una bandeja común y por dónde empezar.

Por qué se pierde información cuando cada canal va por su lado

Cuando alguien pregunta «¿qué le dijimos a este cliente?», la respuesta está repartida entre un chat, un hilo de correo y lo que recuerde quien cogió la llamada. Si la persona que lleva el WhatsApp está de vacaciones, nadie ve esos mensajes. Y nadie sabe cuánto se tarda en contestar, porque no hay un sitio donde mirarlo.

Qué es una bandeja compartida

Es una pantalla a la que llegan los mensajes de todos los canales. Cualquiera del equipo puede leerlos y contestar desde el ordenador o el móvil, y la respuesta sale por el mismo canal por el que escribió el cliente. Detrás de cada conversación hay una ficha con sus datos, lo que se habló antes y en qué punto está.

Los pasos para montarla

1. Haz la lista de canales por los que te escriben de verdad y apunta quién atiende cada uno hoy. Lo normal es WhatsApp, correo, teléfono y el formulario de la web; a veces también Instagram, Facebook o el perfil de Google.
2. Conecta el WhatsApp a la API oficial de WhatsApp Business. Se mantiene el mismo número. Lo que cambia es que los mensajes se pueden leer desde un ordenador y por varias personas a la vez.
3. Haz que el correo de contacto llegue a la bandeja, con un reenvío o conectando el buzón.
4. Pasa las llamadas por un número que las registre. Puedes seguir usando el tuyo con un desvío. Así quedan apuntadas las perdidas y quién las devolvió.
5. Que los formularios creen la ficha del cliente directamente, sin pasar por el correo de nadie.
6. Decide quién contesta qué. Por ejemplo: lo comercial a una persona, las incidencias a otra y lo que entra fuera de horario a una respuesta automática que da cita.

Qué cambia en el día a día

Al abrir la bandeja por la mañana ves todo lo pendiente, venga de donde venga. Si un cliente escribe por WhatsApp y al día siguiente llama, quien coge el teléfono tiene delante la conversación anterior. Y puedes medir cuánto tardáis en contestar, que suele ser lo primero que mejora.

Errores habituales

• Conectar los canales y seguir contestando desde el móvil personal. La conversación se queda fuera de la ficha.
• No poner responsable. Si todos pueden contestar y nadie tiene que hacerlo, los mensajes se quedan sin abrir.
• Querer conectar todo el primer día. Empieza por el canal que más mensajes trae y añade el resto en las semanas siguientes.